De wereld van de handel is behoorlijk druk: elke dag duiken er nieuwe bedrijven op in elke denkbare bedrijfstak, terwijl grote nationale ondernemingen de concurrentie nog moeilijker maken met hun lagere prijzen en opgeblazen marketingbudgetten. Gelukkig opereert een kleine ondernemer meestal in een beperkt gebied, waar mensen de neiging hebben elkaar te kennen. Natuurlijk kent een stedeling soms niet eens de naam van een buurman, maar ze gaan naar hun werk, praten met vrienden en bezoeken familieleden. Allemaal zijn ze je doelgroep. En een virtueel telefoonnummer is een hulpmiddel om hen verbonden te houden. Het kan echter ook op een aantal andere - soms totaal onverwachte - manieren voordeel opleveren.
Mond-tot-mondreclame is een krachtige troef die gebruikt kan en moet worden om je bedrijf te versterken, want je kunt je nauwelijks een breed opgezette marketingcampagne veroorloven. Daarom is het winnen van de liefde van lokale klanten een voorwaarde voor succes. Hoe doe je dat? De belangrijkste vereisten zijn: een goede indruk maken, je diensten vlekkeloos leveren en bereikbaar zijn voor potentiële klanten. En een vast nummer op mobiel kan daarbij helpen.
Af en toe kiezen startende ondernemers persoonlijke mobiele nummers als hun belangrijkste instrumenten voor zakelijke interactie. Hoewel het natuurlijk en simplistisch lijkt (je hoeft er eigenlijk niets voor te doen), kan deze gewoonte de inkomsten ernstig beïnvloeden door verminderde connectiviteit.
Als je alleen een persoonlijke mobiele telefoon voor zaken gebruikt, is de kans groot dat je niet reageert: je bent misschien met iets dringends bezig op het moment dat de oproep binnenkomt, de lijn kan bezet zijn, de telefoon kan onbruikbaar worden of ergens ver weggestopt zijn, enz. Elke gemiste oproep betekent een potentieel risico om klanten te verliezen: je zult zeker terugbellen (als je het je herinnert), maar een persoon kan het te druk hebben om te antwoorden. Of tegen de tijd dat je de beller bereikt, kan hij al voor een ander bedrijf hebben gekozen of van gedachten zijn veranderd.
Een virtueel zakelijk telefoonnummer met een bijbehorend gehost telefoonsysteem is bedoeld om de gevolgen van gemiste oproepen te verzachten. Jij bent misschien onbereikbaar, maar je bedrijf is altijd bereikbaar:
- Stem een auto-attendant af om essentiële informatie te verstrekken via het spraakmenu: openingstijden, prijzen, beschikbare diensten, alternatieve contactpersonen, adres, enz. Zo kunnen je potentiële klanten, zelfs als een oproep onbeantwoord blijft, toch antwoorden vinden op veelgestelde vragen. Wat nog belangrijker is, ze voelen zich niet verwaarloosd, ze weten dat je onderneming in bedrijf is en zijn eerder geneigd een voicemail achter te laten of later terug te bellen.
- Je bellers vragen om een terugbelverzoek achter te laten in plaats van een gewone voicemail is ook een goede optie. Ze weten dat je gaat bellen en kunnen je zelfs vragen om hen op een bepaald tijdstip te bereiken. Als het gesprek eenmaal gepland is, voelt iemand zich verplicht om op te nemen.
- Veel virtuele telefoonsystemen bieden intelligente opties voor gespreksroutering. Met deze functie is het mogelijk om al je communicatieapparaten gelijktijdig (of volgens aangepaste regels) te laten rinkelen om de kans om een oproep te missen te minimaliseren. Is je mobiel dood? Kies een vaste lijn of neem zelfs op vanaf je computer. Deze functie is bijzonder handig als je deel uitmaakt van een team - iedereen is bereikbaar via één zakelijk nummer.
- In tegenstelling tot gewone mobiele of vaste ID's blijft een virtueel telefoonnummer altijd bij je, ongeacht waar je bent of welke apparatuur je gebruikt. Zelfs als je ervoor kiest om te migreren naar een andere aanbieder van virtuele systemen, is het altijd een optie om een bestaand nummer over te dragen. Stel je voor: je kunt genieten van onbeperkte vrijheid en tegelijkertijd je communicatie-aanwezigheid behouden.
- Als een beller de piepjes van een bezette telefoonlijn hoort, kan een eigenaar van een mobiel nummer alleen zijn schouders ophalen en een gemiste oproep accepteren. Een abonnee van een virtueel nummer krijgt echter het voordeel van extra inkomende lijnen en een wachtrij. Je kunt een beller in de wacht houden tot je zelf vrij bent of het gesprek delegeren aan een teamlid (handmatig of automatisch). En om wachtende klanten te behoeden voor verveling, kun je ze bezighouden met muziek of vooraf opgenomen berichten (speciale aanbiedingen, promo's, nieuwigheden, enz.) - muziek in de wacht verdubbelt de aanvaardbare wachttijd, terwijl opgenomen berichten die verdrievoudigen.
Iedereen weet tegenwoordig dat een e-mailadres er professioneel uit moet zien om vertrouwen te wekken. Dat geldt ook voor een CallerID - in de ogen van potentiële klanten is een speciaal zakelijk nummer een teken van een professionele onderneming. Dit stereotype komt voort uit de achterhaalde veronderstelling dat een oproepsysteem een dure aanwinst is, dus alleen een bloeiend bedrijf met veel klanten kan het zich veroorloven het aan te schaffen en te onderhouden. Hoewel dit nog steeds geldt voor telefooncentrales op locatie met kostbare apparatuur, is het nu mogelijk om van alle functies te genieten op basis van software as service. Je hoeft niets te kopen of te implementeren - neem een abonnement op een gehost telefoonsysteem en profiteer moeiteloos van professionele functies als opgenomen begroetingen, automatische telefonistes, meerdere inkomende lijnen, doorschakeling naar elk apparaat en nog veel meer.
Bovendien, als een persoonlijk nummer voor alle doeleinden wordt gebruikt, hoort iedereen hetzelfde uitgaande voicemailbericht en hier moet je kiezen tussen casual en professionaliteit. Terwijl je vrienden en familieleden nauwelijks geïnteresseerd zijn in je kantooruren en dergelijke trivia, kunnen klanten worden afgeleid door iets dat te casual is.
Maar een systeem voor gespreksafhandeling laat je niet alleen professioneel overkomen, maar ook professioneel handelen. Met een aparte zakelijke lijn weet je dat een inkomend gesprek jouw zakelijke aangelegenheden betreft. Nog voordat je de telefoon opneemt, neem je een professionele toon aan en bereid je je voor op het bespreken van zakelijke kwesties. Zelfs als je vanuit huis werkt, geven de nummerbehoud functies je de tijd om naar een rustige plek te gaan waar niemand je gesprek verstoort en geen hinderlijke geluiden de oren van een klant bereiken.
Het is nog nuttiger als je meerdere partners/werknemers hebt. Met een consistent communicatiemodel met een enkel zakelijk nummer en een systeem van extensies kun je de efficiëntie van teamwerk drastisch verbeteren. Doorschakeling van gesprekken, conferentiegesprekken, aanwezigheidsstatussen en gedetailleerde gespreksstatistieken geven je de controle over de interactie met klanten binnen je bedrijf. Delegeer taken, bekritiseer werknemers die de neiging hebben gesprekken te missen en beloon hardwerkende werknemers, plan briefings/vergaderingen en neem zo nodig gesprekken op - naadloos teamwerk bespaart tijd en verhoogt de algehele productiviteit.
